Unternehmen, die ihre Produkte und Dienstleistungen auf Rechnung mit Zahlungszielen verkaufen, gewähren ihren Kunden einen Kredit. Sobald Umsätze aus Lieferungen oder Leistungen auf Kredit getätigt werden, entsteht eine Forderung. Das sogenannte Forderungsmanagement übernimmt alle Aufgaben rund um die Forderungen und verwaltet diese – von der Entstehung der Rechnung bis zum Zahlungseingang. Die Praxis zeigt: Nicht alle Unternehmen verhalten sich dabei professionell. Jedes vierte Unternehmen erwartet schlechtere Zahlungsmoral zu Lasten der eigenen Liquidität.
Zu diesem Ergebnis kommt das jüngste Zahlungsmoralbarometer des Kreditversicherers Atradius. Die befragten Firmen befürchten, dass diese Verzögerungen bei den Zahlungsabläufen von B2B-Kunden in den kommenden Monaten zu anhaltenden Liquiditätsschwierigkeiten führen. Als ein zentrales Problem wurde herausgestellt, dass ernsthafte Auswirkungen für die Liquidität entstehen, wenn Unternehmen Lieferanten bezahlen müssen, bevor sie die Zahlungen von ihren eigenen B2B-Kunden erhalten haben. Man spricht dann von einem sogenannten „Liquiditätsengpass“.
Was können Unternehmen tun, um eine zeitnahe Rechnungsstellung zu realisieren? Woraus ein gutes Forderungsmanagement besteht und welche Maßnahmen es gibt, um Zahlungsausfälle zu vermeiden.
Unter dem Begriff Forderungsmanagement versteht man die Übersicht und Verwaltung offener Forderungen – auch Mahnwesen genannt. Das Ziel des Forderungsmanagements ist es, Zahlungsausfälle so gering wie möglich zu halten und ausreichende Liquidität im Unternehmen sicherzustellen. Ein professionelles Forderungsmanagement muss also Ziele vereinbaren, offene Zahlungen organisieren, planen und ordnen. Dabei muss klar definiert werden, wie Forderungen entstehen und wie intern mit Zahlungsverzügen umgegangen wird.
Das Forderungsmanagement umfasst alle Aufgaben und Maßnahmen, die ein Unternehmen vor Zahlungsausfällen bewahren soll. Dabei beginnt die Arbeit der Verantwortlichen nicht erst, wenn es zu einem Zahlungsverzug kommt, sondern oft schon vor dem Verkauf einer Ware oder Dienstleistung. Die Ziele des Forderungsmanagements zeichnen sich dadurch aus, dass bereits bei der Auftragsanbahnung das Risiko eines Zahlungsausfalls minimiert wird. Daher gehören unter anderem die Bonitätsprüfung und die Vertragsgestaltung zu den präventiven Aufgaben im Forderungsmanagement.
Auch die Rechnungsstellung, danach die Debitorenbuchhaltung bzw. das Debitorenmanagement gehören zu den Aufgaben eines professionellen Forderungsmanagements. Die Forderung muss nach der Rechnungsstellung verbucht werden. Dabei muss insbesondere das Fälligkeitsdatum notiert werden. Wird eine Rechnung nicht fristgerecht bezahlt, gehören zum Eintreiben der ausstehenden Zahlung das Mahnwesen und Inkasso zu den Aufgaben des Forderungsmanagements.
Um ein Forderungsmanagement zu professionalisieren, gehören verschiedene Bausteine integriert. Denn Forderungsmanagement beginnt sehr viel früher, als viele Unternehmerinnen und Unternehmer glauben. Im Folgenden ein paar Tipps, die die wesentlichen Elemente des Forderungsmanagements umfassen.
Bereits in der Vertragsgestaltung können wesentliche Schritte zur Minimierung von Forderungsausfällen gesetzt werden. Im Vertrag müssen standardisierte Zahlungsbedingungen definiert werden, sodass ein fixes Zahlungsziel ersichtlich ist. Außerdem sollten maximal mögliche Rabatte und andere Nachlässe festgeschrieben werden. Ausnahmen darf es in engem Rahmen nur für besonders wichtige Kunden geben. Zum Vertragsmanagement gehört auch die richtige Erfassung und kontinuierliche Pflege der Stammdaten, z.B. Kundendaten, Konditionen, Liefervereinbarungen. Halten Sie Ihre Kunden- und Forderungsdaten also aktuell und strukturiert.
Immer noch verzichten viele Unternehmen trotz hohem Risiko auf eine Bonitätsprüfung ihrer Kunden, da sie den organisatorischen und finanziellen Aufwand nicht stemmen können. Denn für eine zuverlässige Prüfung der Kreditwürdigkeit müssen oftmals viele Auskünfte eingeholt werden, die teuer bezahlt werden müssen. Nicht selten ist genau das der Grund für einen Forderungsausfall, durch den Unternehmen in eine finanzielle Schieflage geraten. Mit einer Bonitätsprüfung von Neu- aber auch von Stammkunden können zahlreiche Forderungsausfälle verhindert werden.
Factoring, der Verkauf von Forderungen, kann dazu beitragen, die Risiken für den eigenen Betrieb zu reduzieren. Ausfall- und Verzugsrisiken werden bei den verkauften Forderungen weit gehend vermieden. Ein professioneller Factoring-Anbieter prüft den eigenen Kundenstamm auf Bonität, daher erhält man wichtige Informationen zur Bonität der Kunden und kann die eigenen Zahlungsbedingungen gegebenenfalls verschärfen.
Unternehmen, die sowohl für in- wie ausländische Geschäfte Factoring in Anspruch nehmen, profitieren von verschiedenen Funktionen:
Ein gutes Forderungsmanagement ist mit der wichtigste Baustein, um die Zahlungsfähigkeit eines Unternehmens auch künftig zu sichern. Doch die buchhalterischen Voraussetzungen und entsprechenden Ressourcen dafür sind nicht für jedes Unternehmen so leicht zu stemmen. Kleinunternehmer, Freiberufler oder Unternehmen ohne ausreichende Kapazitäten innerhalb der Mitarbeiter geben das Forderungsmanagement meist ab. Das hat besonders für kleinere Unternehmen große Kostenvorteile.
Es lohnt sich also, zu überlegen, das Forderungsmanagament an externe Experten abzugeben, um Ihnen bei der Durchsetzung von Forderungen zu helfen. Das Plus bei A.B.S. Factoring? Das Mahnwesen und Inkasso ist in unserem Full-Service-Paket für Unternehmen bereits enthalten und kostet nichts extra!
